Trattamento dei dati

Documento in bozza — da far rivedere a un legale prima della pubblicazione. Qui è descritto ciò che il servizio fa davvero, che è il punto di partenza necessario per redigerlo.

Chi è chi

Il titolare del trattamento sei tu, gestore della struttura: i documenti dei tuoi ospiti li raccogli tu, per un obbligo di legge che riguarda te.

ServTrace è responsabile del trattamento: tratta quei dati per conto tuo, solo per fare ciò che gli chiedi, e non per proprie finalità. Non li vende, non li cede, non li usa per addestrare nulla.

Quali dati passano di qui

• Le immagini dei documenti d’identità che carichi.
• I dati anagrafici che vengono letti su quei documenti.
• I dati del soggiorno che dichiari: data di arrivo, notti, numero di ospiti.
• Le credenziali del tuo accesso ad Alloggiati Web, cifrate.

Dove vanno

Le immagini vengono rimpicciolite nel tuo browser e mandate a un fornitore di modelli di intelligenza artificiale, che le legge e restituisce i dati. Il fornitore non le conserva per proprie finalità.

I dati anagrafici vengono trasmessi ad Alloggiati Web (Polizia di Stato) solo dopo la tua approvazione esplicita, e sempre con le tue credenziali, mai con quelle di ServTrace.

Tutto il resto resta sui server europei del servizio. Nessun dato esce dall’Unione europea.

Per quanto tempo

• Le immagini caricate vengono cancellate automaticamente dopo un periodo breve: servono a comporre il PDF e a ricontrollare subito, non per un anno.
• Il PDF e il TXT restano per il periodo di conservazione previsto, poi il contenuto viene cancellato automaticamente e resta soltanto la traccia che quel documento c’era. La riga non sparisce, perché «quel documento c’era e non c’è più» è un’informazione.
• L’archivio degli invii — che cosa è stato trasmesso e quando — è permanente: è la prova dell’adempimento.

Chi può vederli

Solo tu e le persone che inviti nella tua organizzazione. La separazione fra organizzazioni è imposta dal database e non dal codice dell’applicazione: una riga di un’altra struttura, semplicemente, per te non esiste.

Le credenziali di Alloggiati Web sono cifrate e non sono più leggibili dopo il salvataggio, nemmeno da te: per cambiarle si riscrivono. I contenuti dei documenti non finiscono mai nei registri tecnici del servizio.

I tuoi diritti, e quelli dei tuoi ospiti

Puoi chiedere in qualunque momento l’esportazione o la cancellazione dei dati della tua organizzazione. Le richieste dei tuoi ospiti le ricevi tu, che sei il titolare: ServTrace ti dà gli strumenti per rispondere.

Ultimo aggiornamento: 28 agosto 2026.